Hur vi arbetar
Adecla arbetar med en helhetssyn på finansförvaltningen. Vår arbetsmodell består av fem delar för att säkerställa att fullgod kontroll innehas på förvaltningen av era finansiella tillgångar. Alla delar i finansförvaltningen omfattar även ett hållbarhetsperspektiv.
Det finns olika parter som tillhandahåller olika delar av finansförvaltningen och dessa kan vara både interna och externa. Att med jämna mellanrum se över sin finansförvaltning enligt denna modell är en nyttig övning och kan också användas till exempel i rapportering till styrelsen. Nedan presenterar vi de olika delar som finansförvaltningen består av enligt den arbetsmodell som vi tagit fram.
Hållbarhet
Hållbarhetsarbetet inom den finansiella sektorn utvecklas i rasande takt och är en central del för oss på Adecla. Ansvarsfulla investeringar innebär för oss att aktivt och systematiskt integrera och arbeta med miljö, sociala frågor och bolagsstyrning.
I alla delar av finansförvaltningen ingår hållbarhet som en faktor. När en placeringspolicy upprättas bestämmer man även sina hållbarhetskriterier som dessutom ska kontrolleras, rapporteras och uppdateras. Då det händer väldigt mycket vad gäller förordningar och lagar inom hållbara investeringar behöver personal och styrelse fortlöpande utbildas.
Upprättande av dokument
En finansförvaltning bör starta med en placeringspolicy. Är det en större organisation med fler inblandade bör policyn vara skriftlig. Även en mindre organisation har behov av policies och processbeskrivningar, dels för att säkerställa ansvar, befogenheter och rapporteringsvägar, men också för att säkra kunskapsöverföring och minska eventuellt personberoende. Dessutom bör rapportmallar tas fram så att avrapportering kan ske på ett konsekvent sätt med relevanta uppgifter beroende på mottagare och användning.
Kvalitetssäkring
Kvalitetssäkring kan dels gälla att säkerställa att placeringspolicyn ligger i linje med uppsatta mål och syfte, men också policyns relevans kontra förvaltning och riskmandat. Dessutom krävs löpande genomgång för avstämning av styrelserapporter, årssammanställningar och rapportering samt att dessa uppfyller de krav som finns enligt policies och organisationens behov. Processbeskrivningar behöver också säkras så att flödesbeskrivningarna stämmer med verkligheten. Likaså behöver avtal med externa parter regelbundet ses över avseende omfattning kontra behov.
Drift
I en finansförvaltning finns det fler funktioner som skall fungera; administration, förvaltning och hållbarhet. Oavsett om dessa funktioner sker i egen eller extern regi bör fattade beslut dokumenteras och full insyn säkerställas.Ett bra sätt att styra och/eller kontrollera förvaltningen är att upprätta ett placeringsråd.
Kontroller
Det är nödvändigt att göra löpande kontroller av efterlevnad av policy och hållbarhetskriterier i förvaltningen. Kontrollerna syftar även till att rätt verktyg för daglig hantering finns och att på ett tidigt stadium fånga eventuella förändringsbehov.
Kontrollfunktionen ska också se till att rapporter avstäms mot underlag och att innehållet fungerar som eventuellt beslutsunderlag.
Utbildning
Löpande anpassad utbildning är en viktig del av förvaltningen och samtidigt ett effektivt sätt att säkra kompetens hos personal och styrelse.
Utbildningen kan till exempel belysa ansvar och konsekvenser för en styrelse, genomgång av förvaltningsstrategier och risker, administrativa processer och hållbarhetsfrågor.
